当今社会节奏很快，人们已经很少用写信的方式搞销售了。可是正因为如此，人们得到一封亲笔信就很珍贵了，所以写信显得更加亲切。同时，写信还有一个好处，那就是文字沟通可以防止信息的误解和变形。
信息的误解和变形是经常会出现的，对销售所造成的破坏作用也是显而易见的。有时候，我们认为客户昕明白了，结果客户向上传话时，就传得支离破碎。假如你有幸见到了副总，副总说"行，我跟老总商量商量。"此时，如果你不把一个永久记忆的东西给到副总手里，你让他拿什么去跟老总说呢?只有语言。但语言经过了一层转述还可能完整、准确吗?所以，我们在销售过程中，如何把我们的意思、心情直接上达天庭、直接传给那个决策者，就显得尤为关键，而写信就可以做到这一点。就像刚才，你只要给这个副总一个文件或者一封信，让这个副总转交给老总就行了。
有个销售人员曾经给海南航空公司做下年缴300多万保费的一个大单，就是通过书信来达成的。一开始他见不到陈总裁，于是就先给总裁写了一封信。这封信写上去了以后，陈总裁批了几个字，转到人事部以后，人事部就找了他，就这么接洽起来了。试想:如果没有这封信，总裁怎么会批示呢?没有总裁的批示，人事部怎么会去做呢?这就叫做准确传达。
一个销售人员最起码要预备三样东西：短信版本，要有3~5种，不同的人要有不同的短信，内容不超过70个字。电话版本，是事先拟订好的，对客户说"我不打打扰您宝贵的时间，就一分钟，您看我给您发个传真或电子邮件怎么样?"传真版本和电子邮件本，这两种也要预备多种版本。
